- 会社のムダ会議が嫌で仕方ない
- おまけに早朝・定時後など就業時間外に会議がある
- 月給制なので時間外の会議でも残業手当は出ない
時代が進むにつれ業務効率化を進める会社も増え、今までなんとなくやっていた意味のない会議はやめましょうという風潮も強くなっています。しかし、未だに大企業や歴史ある会社では古い体質が抜けきれずムダ会議がなくならないという声も少なくありません。
明らかに自分が出る必要のない会議のメンバーに入れられているって本当うんざりですよね。そんな時間があるなら他の仕事をしたり早く帰りたいですもん。
もくじ
ムダ会議とはこんなもの
具体的にムダ会議ってどんなもの？うちの会社の会議はムダ会議なのかな？
一部の人しか発言しない
自分よりも役職が上の人が発言したらうなずくだけで誰も反論しないとかも会議の意味を成してないですね。日本人は上下関係を気にしすぎな人が多いので、そこらへんはもっとフランクになってガンガンブレインストーミングできるような雰囲気を上の人が作るべき。
１回２〜３時間以上かけて行う
多くの会社では１つの会議に２〜３時間、ひどいと終日時間を割いたりしますが、そんなに長時間やる必要のある会議ってまずありません。仕事をした気になってるだけで、実際は何も生産的なことをしていないわけですからね。
それが週１、月１など定期的に開催されていたらたまったもんじゃありません。だって定期的に時間を無駄にする日がやってくるわけですから。
時間を守らない
日本人は時間に厳しいと思われがちですが、それは「開始時間に」「遅れることに」うるさいだけであり、開始時間より早くスタートしたり終了時間を大幅にオーバーすることに関しては無頓着です。そう、日本人って実は時間にルーズなのです。
テストだったら終了時間になったら「はい終了！」なのでみんな必死に時間内に終えようとしますよね？なのになぜ会議は終了時間後もダラダラ続けることが許されてしまうのでしょうか。
電話がかかってくると退室する人がいる
会議中に取引先からの電話に出るために退室する人っていませんか？顧客最優先で、ということなのでしょうが、途中で部屋を出て行く人がいると気が散って会議が中断→余計に終わりが遠のきます。
そもそも会議が何時間にも渡るから一時退室して電話に出なければならないわけで、10分とか30分で終わる会議なら「会議終わったら折り返そう」と思えるので会議中は会議に集中できますよね？会議中は電話禁止で集中してその代わり短時間で切り上げるべきです。
わざわざ遠くの拠点の人に出向いてもらう
これね・・・他支店の人とか、ひどいと他地方の人に会議に参加するためだけに出張で来てもらうとかどんだけ時代錯誤なのと思いますよ。昭和じゃないんだからスカイプなりZOOMなりオンラインで会議するためのツールはいくらでもあるでしょ。
飛行機や新幹線などの交通費、宿泊代など合わせて一人３〜４万も経費使って会議に出席してもらうんですか？そんなムダ経費を認めているような会社にコピー用紙節約しろだの言われても説得力ないですよ。
会議のための資料を時間をかけて用意する
何か他のこと（商談、コンペなど）に使うためにまとめた資料を会議で見せるんならいいですよ。でもその１回の会議のためだけに資料を作り込むなんてムダすぎます。
会議って本来目的があってすべきもので、会議をすること自体は目的ではないんですよ。会議のための会議なんて茶番としか言いようがありません。
また、議事録も無駄ですね。わたしが以前勤めていた会社では部署内で議事録係の順番を回していましたが、会議後に議事録を作るのに１時間くらいかかってました。しかもその議事録って会議後に見返すことはまずないんですよね。一応記録として残しとくってだけで無駄極まりなかったです。
メールで済むことをわざわざ話す
たとえば売上の推移とか、既にわかっている情報を会議で言うのって意味がないですよね？そんなもんメールとかデータでシェアしたら済む話です。
会議ってそういう情報を踏まえて「じゃあ今後どうしたらいいかな」ということを話し合って新しい戦略やアイデアを生み出すためのものなんですよ。
なので売上や利益などの数字は基本的に事前にシェアしておき、会議ではそれを発表する時間は省くべきです。
会議中に何も決定することがない
ただ「売上先月より上がりました〜。イエ〜イ！」って言って満足しちゃう会議とか、何かを決めるふりしてみんなでずーっと頭抱えて悩むフリして終わっちゃう会議、あれなんなんでしょうね？
会議をしたことで仕事をした気になって満足する人って多いですけど、実際に何も生み出されない会議ってまったく意味がないんですよ。
